STOCK-SOFT

1. Introduction à STOCK-SOFT

1.1 Présentation

STOCK-SOFT est une solution professionnelle et complète de gestion de stock conçue pour optimiser la gestion d'inventaire des entreprises de toutes tailles. STOCK-SOFT offre une interface intuitive, des fonctionnalités puissantes et une architecture robuste.

1.2 Objectifs

• Simplifier la gestion quotidienne des stocks
• Automatiser les processus répétitifs
• Fournir une visibilité en temps réel sur l'état des stocks
• Améliorer la prise de décision grâce à des rapports détaillés
• Garantir la traçabilité et la sécurité des opérations

1.3 Modules Principaux

1.4 Avantages Clés

2.1 Configuration Requise

2.2 Modes de Déploiement

2.3 Première Connexion

1. Ouvrir l'application
   Ouvrez votre navigateur et saisissez l'adresse fournie par votre administrateur.
2. Saisir vos identifiants
   Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués.
3. Changer votre mot de passe
   Lors de votre première connexion, changez immédiatement votre mot de passe pour sécuriser votre compte.

3.1 Connexion à l'Application

1. Accéder à la page de connexion
   Ouvrez votre navigateur et saisissez l'adresse de STOCK-SOFT fournie par votre administrateur
2. Saisir vos identifiants
   Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans les champs appropriés
3. Option "Se souvenir de moi"
   Cochez cette case si vous utilisez un poste personnel pour rester connecté
4. Cliquer sur "Se Connecter"
   Le système vérifie vos identifiants et vous redirige vers le tableau de bord

localhost/STOCK-SOFT/login

Page de connexion — saisissez vos identifiants puis cliquez sur Se Connecter

3.2 Découverte du Tableau de Bord

Le tableau de bord affiche une vue d'ensemble de votre activité :

localhost/STOCK-SOFT/dashboard

Tableau de bord administrateur — vue d'ensemble des KPIs, alertes de stock et activité récente

3.3 Navigation dans l'Interface

4.1 Gestion des Catégories

Les catégories permettent d'organiser vos produits de manière logique pour faciliter la recherche et le suivi.

1. Accéder aux catégories
   Naviguez vers Produits → Catégories dans le menu latéral
2. Créer une catégorie
   Cliquez sur « + Ajouter Catégorie » et saisissez la désignation souhaitée
3. Gérer les catégories
   Modifiez, activez/désactivez ou supprimez une catégorie depuis la liste

4.2 Unités de Mesure

Définissez les unités de mesure utilisées pour vos produits (pièce, carton, kg, litre, etc.).

4.3 Gestion des Produits

Chaque produit est identifié par un code unique généré automatiquement.

1. Créer un produit
   Allez dans Produits → Liste des Produits et cliquez sur « + Ajouter Produit »
2. Remplir la fiche produit
   Désignation, catégorie, unité de mesure, prix d'achat, prix de vente, seuil d'alerte
3. Ajouter une image
   Téléchargez une photo du produit (formats image uniquement, 5 Mo max)
4. Enregistrer et vérifier
   Un code produit unique est généré automatiquement à la sauvegarde

5.1 Créer un Fournisseur

1. Accéder au module
   Naviguez vers Stock → Fournisseurs dans le menu latéral
2. Ajouter un fournisseur
   Cliquez sur « + Ajouter Fournisseur » et remplissez les informations : nom, contact, adresse
3. Enregistrer
   Le fournisseur apparaît dans la liste et peut être sélectionné lors des entrées de stock

5.2 Fiche Fournisseur

6.1 Comprendre les Dépôts

Un dépôt représente un lieu physique de stockage (entrepôt, magasin, point de vente). STOCK-SOFT supporte la gestion multi-dépôts avec un dépôt principal obligatoire.

6.2 Créer et Gérer un Dépôt

1. Accéder au module
   Naviguez vers Dépôts → Gestion des Dépôts
2. Ajouter un dépôt
   Saisissez le nom, l'adresse et indiquez s'il s'agit du dépôt principal
3. Consulter l'inventaire du dépôt
   Visualisez les produits disponibles, les quantités et les statistiques par dépôt

6.3 Inventaire par Dépôt

7.1 Types de Mouvements

Chaque mouvement de stock est tracé avec la date, l'utilisateur, le type et les détails des produits concernés.

7.2 Enregistrer un Mouvement

1. Accéder au module
   Naviguez vers Stock → Mouvements dans le menu latéral
2. Nouveau mouvement
   Cliquez sur « + Nouveau Mouvement » et sélectionnez le type (Entrée, Sortie, Transfert, etc.)
3. Sélectionner le dépôt
   Choisissez le dépôt source (et le dépôt destination pour les transferts)
4. Ajouter les produits
   Sélectionnez les produits, indiquez les quantités et les prix unitaires si nécessaire
5. Valider et enregistrer
   Vérifiez le récapitulatif et validez. Le stock est mis à jour instantanément.

7.3 Historique et Rapports

8.1 Créer un Client

1. Accéder au module
   Naviguez vers Clients → Liste des Clients dans le menu latéral
2. Ajouter un client
   Cliquez sur « + Ajouter Client » et saisissez le nom et les coordonnées
3. Enregistrer
   Le client est disponible lors de la création de ventes et factures

8.2 Fiche Client

8.3 Crédits Commerciaux

Le module de crédits commerciaux permet de suivre les commandes à crédit par client.

9.1 Point de Vente (POS)

L'interface POS permet de réaliser des ventes rapidement avec une interface de caisse intuitive.

1. Accéder au POS
   Naviguez vers Ventes → Point de Vente dans le menu latéral
2. Sélectionner les produits
   Parcourez le catalogue, utilisez la recherche rapide
3. Constituer le panier
   Ajoutez les produits au panier, ajustez les quantités et vérifiez les prix
4. Choisir le client
   Sélectionnez un client existant ou vendez en mode « Comptoir » (client anonyme)
5. Valider la vente
   Confirmez le montant, enregistrez le paiement et générez la facture automatiquement

localhost/STOCK-SOFT/vente/pos

Interface Point de Vente (POS) — sélection produits, panier, calcul automatique et génération de facture

9.2 Gestion des Factures

9.3 Paiements et Caisse

9.4 Filtres et Recherche

10.1 Catégories de Dépenses

Organisez vos dépenses par catégories pour un suivi financier structuré.

1. Créer une catégorie
   Allez dans Dépenses → Catégories et ajoutez vos catégories (loyer, transport, salaires, etc.)
2. Organiser
   Chaque dépense enregistrée sera classée dans une catégorie pour l'analyse

10.2 Enregistrer une Dépense

1. Accéder au module
   Naviguez vers Dépenses → Liste des Dépenses
2. Nouvelle dépense
   Cliquez sur « + Ajouter Dépense ». Une référence unique est générée automatiquement.
3. Remplir les détails
   Catégorie, montant, description et pièce justificative (photo ou document)
4. Valider
   La dépense est enregistrée et apparaît dans les rapports de ventilation financière

10.3 Suivi et Rapports

10.4 Ventilation Financière

Le module de ventilation financière offre une vue d'ensemble complète de la santé financière de votre entreprise.

11.1 Paramètres de la Société

Accédez via Configuration → Société pour personnaliser les informations de votre entreprise.

11.2 Gestion des Utilisateurs

1. Créer un utilisateur
   Cliquez sur « + Ajouter Utilisateur » et remplissez les informations requises
2. Définir les informations
   Nom, login, mot de passe, photo de profil (optionnel)
3. Attribuer un rôle
   Sélectionnez le rôle qui détermine les permissions de l'utilisateur
4. Choisir le site d'affectation
   Assignez l'utilisateur à un site géographique spécifique
5. Définir le mode de visualisation
   Global (administrateur) ou Particulier (opérationnel)

11.3 Rôles et Permissions

Le système de contrôle d'accès repose sur les rôles. Chaque rôle se voit attribuer des permissions spécifiques sur les modules.

12.1 Sécurité des Comptes

12.2 Gestion des Droits d'Accès

12.3 Bonnes Pratiques Opérationnelles

13.1 Gestion du Personnel (Agents)

Accès : RH → Agents. Répertoire complet de tous les employés de l'entreprise avec tableau de bord RH.

1. Accéder au module
   Naviguez vers RH → Agents dans le menu latéral
2. Ajouter un agent
   Cliquez sur + Ajouter un agent et remplissez : Nom complet, Matricule, Département, Fonction, Email, Téléphone, Date de naissance, Adresse, Sexe, Contact d'urgence, Date d'embauche
3. Enregistrer
   L'agent apparaît dans la liste avec son statut Actif

13.2 Pointage — Arrivée & Départ

Accès : RH → Pointage. Interface dédiée avec deux actions clairement visibles pour enregistrer les heures de travail.

1. Cliquez sur "Pointage Arrivée" ou "Pointage Départ"
   Selon l'action de l'employé en ce moment
2. Sélectionnez l'agent
   Choisissez l'employé dans la liste déroulante
3. Validez
   L'heure est horodatée automatiquement et le tableau se met à jour instantanément

Le tableau des pointages affiche pour chaque ligne : Agent — Heure d'arrivée — Heure de départ — Durée travaillée — Statut (Présent / En retard / Absent).

13.3 Gestion des Congés

Accès : RH → Congés. Workflow complet de demande et approbation de congés.

1. Soumettre une demande
   Cliquez sur + Nouvelle demande. Sélectionnez l'agent, choisissez le type de congé (payé / non payé / maladie), indiquez les dates de début et fin, rédigez le motif et joignez un justificatif si nécessaire.
2. Traitement (superviseur/admin)
   Ouvrez la demande dans la liste. Consultez les détails et cliquez sur Approuver ou Rejeter avec une note explicative.
3. Suivi
   Le solde de congés de l'agent est automatiquement mis à jour après approbation.

13.4 Avances de Salaire

Accès : RH → Avances. Gestion des avances sur salaire avec workflow d'approbation.

1. Enregistrer une avance
   Cliquez sur + Nouvelle avance. Sélectionnez l'agent, saisissez le montant demandé, indiquez le motif et la date de remboursement prévue.
2. Approbation (admin)
   L'administrateur approuve ou rejette la demande depuis la liste des avances.
3. Suivi du remboursement
   Le montant de l'avance sera déduit automatiquement lors du calcul du salaire net du mois concerné.

13.5 Gestion des Salaires

Accès : RH → Salaires. Calcul et suivi complet de la paie mensuelle.

1. Ajouter un enregistrement de salaire
   Cliquez sur + Ajouter un salaire. Sélectionnez l'agent et le mois/année.
2. Saisir les composantes
   Salaire de base + Indemnités (transport, logement, etc.) − Déductions (avances, absences, cotisations)
3. Vérification automatique
   Le salaire net est calculé automatiquement : Net = Base + Indemnités − Déductions
4. Valider le paiement
   Cliquez sur Marquer comme payé et choisissez le mode de paiement.
5. Générer le bulletin
   Téléchargez le bulletin de salaire PDF officiel de l'employé.

14.1 Retours Clients

Accès : Retours → Retours Clients. Gérez les marchandises retournées par vos clients avec un workflow structuré.

1. Créer une demande de retour
   Cliquez sur + Nouveau retour. Sélectionnez le client concerné.
2. Sélectionner la facture d'origine
   Choisissez la facture de vente d'origine — les articles de cette vente se chargent automatiquement dans le formulaire.
3. Choisir les articles à retourner
   Sélectionnez le ou les produits à retourner et indiquez les quantités retournées.
4. Indiquer le motif
   Choisissez parmi : Défaut de fabrication, Erreur de commande, Insatisfaction client, Produit endommagé, ou autre.
5. Soumettre
   Cliquez sur Soumettre le retour. La demande passe en statut « En attente ».

Traitement d'un retour (Admin)

14.2 Retours Fournisseurs

Accès : Retours → Retours Fournisseurs. Gérez les retours de marchandises vers vos fournisseurs (articles défectueux, sur-commandes).

1. Créer un retour fournisseur
   Cliquez sur + Nouveau retour et sélectionnez le fournisseur concerné.
2. Ajouter les produits
   Sélectionnez les produits à retourner avec les quantités et indiquez le motif du retour.
3. Enregistrer
   Un bon de retour fournisseur PDF est disponible. Le stock est automatiquement ajusté à la baisse lors de l'approbation.

14.3 Quarantaine

Accès : Retours → Quarantaine. Zone de mise en attente des produits retournés avant inspection définitive.

14.4 Contrôle Qualité

Accès : Retours → Contrôle Qualité. Inspection détaillée des articles retournés.

1. Sélectionner l'article
   Choisissez l'article à inspecter dans la liste des produits en quarantaine.
2. Remplir la fiche d'inspection
   Évaluez l'état général du produit, décrivez les dommages éventuels et sélectionnez la décision : remise en stock / destruction / renvoi fournisseur.
3. Générer le rapport
   Optionnel : générez un rapport d'inspection PDF pour archivage.
4. Valider
   Cliquez sur Valider l'inspection — l'action décidée est exécutée automatiquement (stock ajusté, perte enregistrée, etc.).

14.5 Rapports des Retours

Accès : Retours → Rapports. Tableau de bord analytique de tous les retours.

Les graphiques disponibles :

15.1 Autres Entrées (Revenus Non Commerciaux)

Accès : Autres Entrées → Entrées. Enregistrez tous les revenus qui ne proviennent pas directement des ventes : subventions, remboursements, revenus locatifs, dons, etc.

1. Créer une catégorie d'entrée
   Allez dans Autres Entrées → Catégories et créez des catégories adaptées (ex. : Subventions, Remboursements, Location, Dons).
2. Enregistrer une entrée
   Cliquez sur + Ajouter une entrée. Remplissez : Personne/entité concernée, Montant, Catégorie, Motif/raison, Date.
3. Valider (mode Global)
   En mode Global, cochez Valider pour approuver immédiatement l'entrée.
4. Exporter
   Exportez la liste des entrées en PDF depuis le bouton Exporter.

15.2 Ventilation Financière

Accès : Ventilation → Ventilation Financière. Analyse financière globale de l'entreprise sur n'importe quelle période.

localhost/STOCK-SOFT/ventilation/ventilation-financiere

Ventilation Financière — répartition revenus/dépenses, suivi de trésorerie et export PDF

13. FAQ et Résolution de Problèmes

Questions Fréquentes

Différence entre Mode Global et Particulier

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